周四. 10月 21st, 2021

步骤1:确定构成要素

首先要考虑委托书中包含的要素。在这部分里,文章的基本论点和论据也很重要,如下所示。

论点 我想拜托什么?

论据 为什么想拜托你?

明确想说的事情,并合理地说明理由。虽然有了委托书的形式,但还是显得有些不足。

试着想象一下目标结果吧。如果想要对方接受你的请求,想办法让他爽快地答应才是最重要的目标。为此,除了论点和论据以外,他做出判断所需要的信息、使其有意愿接受委托的信息也是很必要的。

那么,自己被别人委托的时候,在意什么呢?试着思考研究一下。

  • 你要我做什么?
  • 为什么是我呢?
  • 那是我想做的事情吗?
  • 委托人是什么样的人?
  • 日期、报酬等条件是什么?
  • 我能做到吗?
  • 对谁有什么用?

站在对方的角度,把这些谁都在意的地方,通俗易懂罗列出来就可以了。举个例子:

〈委托书的构成〉
问候语

自我介绍(我是什么人?)

意图(目标是什么?)

委托内容(想拜托什么?)

委托理由(为什么是你?)

条件(日期、报酬等?)

询问回复的方法、结束语等

其中,条件等具体的事项,作为要点整理在另一张纸上就可以了。要点有:

  • 什么时候?
  • 具体做什么?
  • 工作量有多少?
  • 用什么方法做?目标是什么?
  • 报酬?

等等,简洁地写出做判断所需的信息。附带例子的话更容易理解。

写信是一方面是为了表达清楚需要做的事情,一方面是为了激发对方的工作热情。
那么,怎样写才能激发对方的工作热情呢?

步骤2:如何让别人相信自己?

接下来是自我介绍,或者说做必要的工作介绍。
第一个要点,向完全是第一次接触的人简单明了地介绍自己的工作,并且能够引起对方的共鸣。你平时怎样做自我介绍呢?
例如,常见的写法是这样的:

我是A公司企划部开发二科的山田太郎。

企划部是做什么工作的?开发是指开发什么?二科又是干什么的?这样写的话,只会让人一头雾水。只是单纯地说出所属部门或者头衔并不能介绍清楚。下面这种怎么样?

我是在A公司负责面向老年人的新产品开发的山田太郎。

在公司内部,“面向老年人的新产品”的说法是行得通的,但是外部的人完全不懂。有必要将其修改成在外部人员眼里比较直白的表达方式。

  • 给谁?
  • 能够提供什么有价值的工作?
  • 不使用公司内部用语、行业用语,简单来说

注意这三点后的版本:

我是A公司的山田太郎。我正在设计一种电动车,一种便于老年人操作、安全性高的交通工具。也就是在开发“一种对老人有益的新交通工具”。

这样的话印象就变好了。“这是一份很有趣的工作啊”,如果能得到对方的兴趣和共鸣的话,之后的委托就会少了许多麻烦。

从得到初次见面的人的信赖的意义上来说,在有品牌的公司工作的人还是很方便的。如果说出公司名称的话,即使不说明也能在某种程度上得到信赖。

但是,所谓方便,既不能代表之前需要做的努力,也不能决定此后的结果。之后的委托成功与否还是取决于你本人。另一方面,不能依靠品牌力的人,必须详细介绍一下自己的职位、工作和组织情况。

如果是完全不知道公司情况的陌生人来委托的话,对方当然也会有些不安。这时候,你需要增加公司概要和个人简介,有必要花点心思取得别人的信赖。

有时比起所托为何,受谁所托更为雄辩。即使有了眉目,如果自己不被信任的话,后面的文章也就没有意义了。认识到这个问题的严重性,自我介绍一定要细心准备。

提升要点1:激发干劲的委托理由

在委托信中最需要做的是激发对方的干劲,使对方有积极的意愿。如果能做到这一点的话,不管进展得顺利与否,都能给对方留下深刻的印象,这有可能直接影响到后面的事情。
相反,绝对不能采用让对方泄气的写法。例如:

  • 只顾自己方便。比如:“如果你不接受我的请求,我会挨骂的
  • 任何人都可以。比如:“既然找谁都可,那先和你谈谈吧

激发干劲的方法:

  • 引发志向的共鸣。说明目标,想向谁提供什么价值。让对方觉得这是有意义的事情,一定要合作
  • 让人觉得有趣。
  • 有对方做的必然性。从对方的能力、素质和业绩等方面着手,让对方感受到做这件事情的意义和必然性。

提升要点2:态度要诚实

为了要让委托成功,会不知不觉地只写些好的事情,不好的事情缄口不提。但是,这种做法的结果是很不好的。即使很幸运对方接受了,工作进行的过程中一旦发现了对自己不利的条件,对方就会说“怎么会这样”,一下子失去干劲。

委托书所追求的结果,实际上并不是接受就行了,我们必须考虑到未来的成果。
既然如此,就不应该勉强自己,不管是好的还是坏的信息,都应该诚实地写出来,给对方思考的时间,让对方自己决定。

提升要点3:明确委托书的第一人称

接下来,我想问打算写委托书的你最后一个问题。
你是谁?
千万不要说“啊?这不是明摆着的事……”请你一定好好想一想。委托书的“第一人称”指的是谁,是写委托书的时候非常重要的一个问题。

  • 代表组织的自己
  • 代表接收工作的人(客户)的自己
  • 作为个体的自己

写委托书时,一定要注意明确自己是以哪个身份来写的。

例如,“敝公司……”组织作为第一人称的情况,对于素不相识的人,比起个人的身份更有说服力。如果是品牌形象好的组织就更不用说了。对方也会对整个组织寄予期待,这点很让人放心。

而有些时候,个人的身份也不能抛弃,如果过分拘泥于客户的需求和公司的方阵,自己就会变得空洞,给对方带来不愉快的感觉。即时在工作上,坦率的表达己见也是一条获得信赖的途径。

   
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